15 étapes pour organiser un événement réussi

Pour identifier la raison d’être de l’événement, commencez par déterminer ce que vous souhaitez accomplir réellement. On parle ici du ‘’WHY’’ qui donne la vision, l’élan. L’objectif derrière la raison d’être est d’établir une connexion significative avec votre audience : mémorable et durable. C’est la raison d’être qui capte l’attention et qui fait que non seulement on vous écoute, on s’intéresse à vous, mais qu’on se souvient de vous. 

 Par exemple, si vous organisez une conférence, la raison d’être pourrait être de vous positionner comme leader dans un secteur clé. Pour un team building, l’objectif peut être de renforcer la cohésion et la communication au sein de votre équipe.

C’est par le « Pourquoi » que tout doit commencer, c’est l’élément central de l’essence de votre événement. C’est le pourquoi qui oriente nos choix, nos initiatives, nos actions.

La réflexion d’impact et la proposition de valeur sont des éléments clés de votre positionnement expérientiel. 

La proposition de valeur permet de se distinguer et de faciliter le processus de compréhension et de mobilisation de votre cible en mettant l’accent sur ce qui vous définit que ce soit dans le contexte d’un événement ou d’une activation.

Quelques bonnes questions à se poser : 

1. Que faites-vous différemment? 
2. Pourquoi est-ce important pour vous? 
3. À quel besoin répondez-vous? 
4. Quels sont les fondements, les valeurs et la mission qui tracent la ligne directrice?

Quant à fixer des objectifs, assurez-vous qu’ils soient spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (méthode SMART). Surtout, assurez-vous qu’ils soient bien compris par l’ensemble des parties prenantes de votre événement afin de tous avancer dans la même direction.

Par exemple, si votre événement vise à créer du maillage d’affaires entre différentes industries, un objectif mesurable pourrait être d’atteindre une augmentation de 20 % des collaborations qualitatives entre les entreprises et ce, dans les trois mois suivants l’événement.

Il importe de déterminer l’alignement stratégique de votre événement et vos piliers conceptuels pour déterminer votre carré de sable. Quelle est la formule souhaitée? Quelles seraient les composantes principales? Quelle type d’expérience souhaitez-vous développer? Ces éléments sont fondamentaux pour bien orienter votre événement et définir l’identité de l’événement, ses axes et ultimement l’expérience signature qui sera proposée. 

Pour amplifier l’impact de votre événement, il est essentiel de choisir un lieu qui s’adapte parfaitement à vos besoins. Pensez à la nature de l’événement, au nombre de participants attendus, à l’expérience que vous souhaitez faire vivre. Il importe de déterminer l’alignement conceptuel pour ensuite trouver le lieu idéal correspondant à la stratégie événementielle que que vous désirez déployer, et non l’inverse. Le lieu ne doit pas être limitant, au contraire, il doit devenir votre champ des possibles.

Par exemple, un événement de contenu nécessitera un espace avec plusieurs salles en simultanée, des aires ouvertes, des installations audiovisuelles adéquates, tandis qu’un team building pourrait bénéficier d’un lieu inusité, créatif, original, favorisant l’interaction et permettant de décrocher du quotidien.

Voici quelques exemples de lieux disponibles à Montréal :

Espace Rodier : Icône de l’architecture montréalaise, Espace Rodier offre plusieurs espaces événementiels qui s’adaptent selon vos besoins accueillant jusqu’à 150 personnes. Un lieu branché, au cœur de Griffintown qui se donne pour mission de faire rayonner les entreprises créatives, culturelles et d’impact.

Entrepôts Dominion : Un lieu offrant des espaces modulables que ce soit pour un événement corporatif, un lancement de produit ou une soirée bénéfice, profitez d’un espace où charme historique et modernité fusionnent sous un même toit. Ils offrent la possibilité de personnaliser votre événement de A à Z.

Espace C2 : Situé au sommet du mythique Reine Elizabeth, Espace C2 met à disposition pas moins de 5 espaces modulables baignés de lumière naturelle à la décoration moderne.

Le Livart : Si vous souhaitez apporter une dimension artistique à votre événement, alors le Livart est fait pour vous! Plusieurs salles, dont une terrasse sur le toit, une cour intérieure au style industriel sont disponibles au sein de cette galerie d’art, accueillant jusqu’à 250 personnes pour des événements variés : tournage, cocktail dînatoire, conférence…

La Factry : Située en plein cœur du centre-ville de Montréal, dans la gare patrimoniale de Windsor, La Factry est bien plus qu’une simple salle de location. En tant qu’école des sciences de la créativité, elle offre un cadre unique qui stimule l’innovation et favorise les échanges et les rencontres.

Centre Phi : Centre Phi est un lieu polyvalent qui crée le lien entre art, design, cinéma et technologie. Niché au sein d’un bâtiment datant de 1861, le Centre Phi propose plusieurs espaces de location contemporains interconnectés et multifonctions.

8Queen : Un lieu au style industriel en plein cœur de la cité du multimédia, le 8Queen est une salle multifonctionnelle. Que vous organisiez une conférence, un cocktail, un souper assis ou une fête privée, vous trouverez des options sur mesure pour répondre à vos besoins.

7 doigts : Ce lieu à la croisée entre cirque et théâtre, bouillonnant de créativité vous offre un cadre exceptionnel pour la tenue d’un événement. On ne compte pas moins de 60 000 pi carrés répartis sur 7 étages dont 2 terrasses.

Le Grand Quai du Port de Montréal : Des espaces locatifs situés au cœur du Vieux-Montréal, directement sur le fleuve du Saint-Laurent. Des salles spacieuses pouvant accueillir jusqu’à 3 000 personnes sont complètement modulables.  

Fabrik8 : Situé dans un complexe immobilier moderne dans le Mile-Ex, Fabrik8 met à disposition plusieurs espaces lumineux et branché, comme une salle de conférence avec un plafond de 22 pieds de haut, ou encore un toit terrasse où il est possible d’organiser des tournois sportifs.

Une autre étape dans l’organisation de votre évènement est de considérer la disponibilité de vos invités clés. Ces personnes peuvent inclure des orateurs principaux, des partenaires, des comités ou d’autres VIP dont la présence peut enrichir significativement l’expérience globale. 

Faites une bonne analyse de votre industrie, est-ce qu’il y a d’autres événements dans la même période? Est-ce qu’au niveau du calendrier, de façon générale, des congés fériés sont à proximité de la date de votre événement? 

Pensez également à votre mise en marché. À partir de quand allez-vous lancer la billetterie et quel est, réalistement, le temps nécessaire pour assurer un bon taux de participation? À titre d’exemple, si votre événement est en septembre, votre stratégie de mise en marché doit tenir compte de la période estivale qui donne du fil à retordre dans la vente de billets.

Il est temps de réellement scénariser votre événement et l’expérience participant avant, pendant et après. On doit plonger au cœur de votre ADN et s’assurer de faire vivre vos messages, objectifs, par une expérience signature distinctive. 

Pour que votre événement résonne vraiment avec votre public cible, assurez-vous que le thème choisi est étroitement lié aux objectifs de l’événement. Par exemple, si l’objectif est de lancer un nouveau produit technologique, un alignement futuriste ou axé sur l’innovation pourrait captiver l’audience et souligner le message clé. Cela aide à créer une cohérence globale qui renforce le message de votre événement et engage davantage les participants.

Pour stimuler l’engagement, pour renforcer l’expérience participant avant, pendant et après, utilisez le thème comme un fil conducteur dans la scénarisation des activités et communications. Si le thème est l’innovation, organisez des ateliers interactifs sur les dernières tendances technologiques ou des séances de brainstorming sur les solutions de demain. Cela rend non seulement l’événement plus immersif mais renforce également la participation active, transformant l’événement en une expérience mémorable pour assurer l’effet tremplin.

Intégrer des sessions interactives dans votre événement est essentiel pour maintenir l’attention et favoriser l’engagement des participants.

Considérez des formats tels que des ateliers collaboratifs, des tables rondes ou des Q&A en direct, qui encouragent la participation active et permettent aux participants de s’impliquer directement dans le contenu.

Assurez-vous d’avoir des espaces pour s’exprimer, pour s’approprier le contenu, laisser sa trace.

Il est tout aussi important d’inclure des temps de pause et de réseautage dans votre planification. Ces moments offrent aux participants l’occasion de digérer l’information reçue, d’échanger des idées et de tisser des liens professionnels. Assurez-vous que ces pauses sont bien réparties tout au long de l’événement pour maximiser les opportunités de réseautage tout en permettant aux participants de se reposer et de se rafraîchir.

Sélectionner des intervenants qui apportent une valeur ajoutée à votre événement renforce la pertinence du contenu pour votre public. Optez pour des experts reconnus dans leur domaine ou des orateurs capables de captiver l’audience avec des insights uniques, alignés sur les objectifs de votre événement.

Quant à la programmation des animations, veillez à ce qu’elle soit en harmonie avec le thème choisi. Si votre événement porte sur le développement durable, assurez-vous que non seulement l’ensemble de votre événement soit réfléchi en ce sens (le déplacement de vos équipes et participants, le choix des fournisseurs, le lieu, l’aménagement, la signalisation, la gestion des déchets, etc.) mais que les activités mises de l’avant reflètent également le tout.

Des ateliers sur les innovations écologiques ou des activités interactives axées sur la durabilité peuvent enrichir l’expérience globale et renforcer l’impact. On crée du sens et on s’assure dans nos choix d’être conséquent. 

Simplifier le processus d’inscription

• Interface utilisateur intuitive : Créez une plateforme en ligne facile à naviguer pour éviter toute confusion lors de l’inscription.
• Intégration de la billetterie à votre site : Autant que possible, veillez à intégrer l’interface de la billetterie sur votre site web. Cela permettra de regrouper les informations pertinentes de l’événement et de faciliter le processus d’inscription.
• Formulaire d’inscription épuré : Limitez les champs du formulaire aux informations essentielles pour accélérer le processus d’inscription.
• Options d’inscription rapide : Si applicable, intégrez des fonctionnalités permettant de s’inscrire via les réseaux sociaux pour une expérience sans effort

Outils pour la simplification de l’inscription :

• Pointdevente : Plateforme québécoise de billetterie libre service, le Point de vente permet une inscription rapide et facile et une personnalisation bien poussée de l’interface.
• Weezevent : Offre une interface utilisateur intuitive et des processus d’inscription entièrement personnalisables.
• Zeffy : Une plateforme idéale pour les OBNL et fondations offrant la possibilité de collecter des fonds sans retenir de frais quelconques. Une plateforme personnalisable de A à Z.
• Application tout en un : Des applications événementielles permettant de gérer d’une seule place les inscriptions à la personnalisation de sa programmation et au réseautage.

Personnaliser les invitations pour augmenter les réponses

• Utilisation de noms et de détails spécifiques au destinataire : Adressez-vous aux invités par leur nom et incluez des détails personnalisés pour créer un sentiment de considération.
• Mention d’éléments liés aux intérêts personnels : Soulignez les aspects de l’événement spécifiquement pertinents pour le destinataire, en fonction de ses intérêts ou de son secteur d’activité.
• Propositions d’ateliers ou de sessions basées sur les préférences : Offrez des suggestions personnalisées d’ateliers ou de sessions qui pourraient captiver chaque destinataire, basées sur ses préférences antérieures ou son profil professionnel.

Outils pour la personnalisation des invitations :

• Mailchimp : Idéal pour envoyer des invitations par courriel personnalisé, avec des options de segmentation pour cibler les destinataires en fonction de leurs intérêts.
• Canva : Permet de créer des invitations visuellement attrayantes, dans l’ADN artistique de l’événement qui peuvent être personnalisées pour chaque destinataire.
• Les billetteries en générale : Propose également des outils pour personnaliser les invitations et les e-mails de confirmation, intégrant des détails spécifiques à l’événement et au destinataire.

Pour dynamiser la promotion de votre événement, il importe de miser sur une bonne communication pouvant s’orchestrer, selon le contexte, autour des réseaux sociaux, du marketing par courriel et surtout d’un bon réseau de partenaires de diffusion ainsi que d’ambassadeurs. Voici quelques astuces pour les exploiter efficacement :

Réseaux Sociaux :

• Créer un Hashtag Unique : Développez un hashtag spécifique à votre événement pour faciliter le suivi des conversations et augmenter la visibilité.
• Contenu Engageant : Publiez régulièrement des contenus attractifs tels que des vidéos teasers, des entrevues d’intervenants ou des aperçus des coulisses pour susciter l’intérêt.
• Jeux et Concours : Organisez des jeux ou des concours avec des billets ou des avantages exclusifs comme récompenses pour encourager les partages et les mentions.

Marketing par courriel :

• Segmentation de la Liste : Personnalisez vos campagnes en segmentant votre liste de courriels selon les intérêts et les interactions passées des destinataires.
• Courriels ciblés : Envoyez des courriels ciblés pour rappeler les dates importantes, présenter les intervenants ou offrir des avantages spéciaux aux abonnés.
• Suivi Analytique : Utilisez des outils d’analyse pour suivre les ouvertures, les clics et les conversions, afin d’ajuster vos campagnes pour une meilleure performance.

Encourager le Bouche-à-Oreille | Structure de réseau

• Développer des partenariats de diffusion : Recherchez des entreprises, des organisations ou des médias qui partagent des valeurs similaires à celles de votre événement et offrez des avantages exclusifs à vos partenaires.
• Développer un réseau d’ambassadeurs : Identifiez des ambassadeurs, leaders d’opinions dans votre domaine afin de leur proposer un échange de bons procédés (accès VIP à l’événement, billets gratuits…)
• Favoriser le partage d’expérience de vos participants des éditions passées : Sollicitez activement les témoignages et les retours d’expérience des participants des éditions précédentes de votre événement. Utilisez ces témoignages pour créer du contenu convaincant qui mettent en valeur l’impact généré par l’événement

Sélectionner des fournisseurs fiables

Des partenaires de confiance garantissent la qualité des services et des produits fournis, réduisant ainsi les risques d’imprévus pouvant affecter le déroulement de l’événement. Recherchez des fournisseurs ayant de bonnes références et une expérience avérée dans des événements similaires au vôtre. 

Valider les contrats avec précision

Un contrat bien défini doit inclure toutes les spécifications des services ou produits fournis, les délais, les coûts, ainsi que les modalités en cas d’annulation ou de non-conformité. Assurez-vous que toutes les attentes et obligations soient clairement établies pour éviter tout malentendu. Une négociation précise et réfléchie avec vos fournisseurs contribuera grandement à la réussite de votre événement.

Planifier l’aménagement et le flot de circulation

Organisez l’espace de manière à faciliter la circulation des participants et surtout leur expérience générale. Utilisez une signalétique claire et distincte pour guider vers les différentes zones comme les salles de conférence, les espaces gourmands et les zones de repos ou de réseautage. Assurez-vous que les sorties d’urgence sont clairement indiquées et accessibles.

Assurer les services essentiels (restauration, sécurité, etc.)

Veillez à ce que les services comme la restauration soient de qualité et adaptés au nombre de participants ainsi qu’à la durée dont vous disposez. Mettez en place des mesures de sécurité efficaces, y compris du personnel formé et des équipements adéquats pour gérer tout incident potentiel.

Utiliser des applications d’événement pour l’engagement

Pour stimuler l’engagement lors de votre événement, envisagez d’utiliser des applications telles que Pairconnex ou Fanslab.

Exploiter les outils de vote et de feedback en temps réel

Pour recueillir des votes et des feedbacks en temps réel, des outils comme Slido ou Mentimeter peuvent être intégrés à vos présentations ou ateliers. Ces applications permettent aux participants de poser des questions, de participer à des sondages et de donner leur avis instantanément, rendant les sessions plus dynamiques et interactives.

Conseils pour une logistique bien ficelée 

• S’assurer que tous les documents de production sont finaux 7 jours ouvrables avant l’événement
  • Liste matériel qui répertorie tout le matériel apporté sur place, que ce soit côté fournisseurs, agence ou client 
  • Horaire de montage et démontage 
  • Déroulement détaillé 
  • Plan de contingence
• Envoyer les courriels logistiques finaux aux fournisseurs 7 jours ouvrables avant l’événement en rappelant les informations pratiques et en joignant les documents de production pertinents. 
• Brief de l’équipe terrain avant l’événement pour un tour de piste des rôles de chacun, du fonctionnement terrain et affectation des tâches.
• Planifier une rencontre finale avec les personnes clés 72h avant l’événement  pour éviter tout imprévu et passer en revue les éléments importants (salle, traiteur, etc.)
• Préparation du bac événementiel en interne 48h à 24h avant l’événement en se référant à la liste matériel de ce qui doit être apporté sur le terrain.
• Intégrer des moments tests (visuel, sono, etc.) et des répétitions générales dans votre horaire de montage afin d’éviter tout pépin possible et de s’assurer de l’enchaînement des différents cues. Une ouverture des portes sans faille 😉 

Évaluer les retombées de l’événement est crucial pour comprendre son impact et identifier les opportunités d’amélioration. En analysant les feedbacks des participants, les indicateurs de performance clés et les retours des parties prenantes, vous pouvez mesurer l’atteinte des objectifs et déterminer les aspects qui ont le plus résonné auprès de votre audience.

Cette démarche vous permet non seulement de célébrer les réussites, mais aussi de mettre en lumière les domaines nécessitant des ajustements, garantissant ainsi que chaque événement futur soit encore plus aligné avec les attentes de votre public et les objectifs de votre entreprise.