Comment assurer le renouveau de vos événements

Pour assurer le succès continu de vos événements, il est important d’adopter une approche stratégique et réfléchie, en particulier dans l’évaluation continue de la proposition de valeur de vos événements. Comprenez que chaque événement est une opportunité unique pour se distinguer. Posez-vous régulièrement la question : Qu’est-ce qui rend mon événement non seulement différent, mais aussi mémorable et précieux pour les participants ? 

Par ailleurs, une stratégie événementielle efficace commence par une analyse rigoureuse de votre offre expérientielle. Examinez l’ensemble de vos événements passés et à venir :

• Quelles ont été les réactions ?
• Quels éléments ont le mieux fonctionné et lesquels pourraient être améliorés ?

Cette analyse vous permettra non seulement de comprendre les tendances émergentes et les attentes changeantes de votre public, mais aussi d’ajuster vos futures offres pour mieux répondre à ces besoins.

Déterminer la formule appropriée pour un événement : présentiel, virtuel, hybride

1. Présentiel

• Avantages :
  • Favorise les interactions directes et le réseautage face à face.
  • Renforce l’engagement et la participation grâce à l’immersion dans l’environnement événementiel.
  • Offre des opportunités de démonstrations en direct et d’activités interactives qui nécessitent une présence physique.
• Contexte adapté :
  • Idéal pour les événements de team building, les conférences sectorielles, et les salons professionnels où l’interaction directe et le contact humain sont essentiels.
  • Privilégié lorsque l’audience est locale ou lorsque le budget permet de couvrir les frais de déplacement et d’hébergement des participants.

2. Virtuel

• Avantages :
  • Permet une plus grande portée géographique, touchant un public global sans contraintes de déplacement.
  • Réduit considérablement les coûts logistiques et environnementaux liés aux événements en personne.
  • Facilite l’accès aux contenus de l’événement à travers des enregistrements et des rediffusions.
• Contexte adapté :
  • Idéal pour les webinaires, les formations en ligne, et les conférences nécessitant une participation large et diversifiée.
  • Adapté aux situations où les participants sont éloignés géographiquement ou lorsque les conditions sanitaires limitent les rassemblements.

3. Hybride

• Avantages :
  • Combine les bénéfices des formats présentiel et virtuel, maximisant ainsi l’impact et l’accessibilité.
  • Offre une flexibilité de participation, permettant aux participants de choisir la modalité qui leur convient le mieux.
  • Augmente la durée de vie de l’événement grâce à des contenus disponibles en ligne après l’événement physique.
• Contexte adapté :
  • Convient parfaitement aux conférences, aux ateliers et aux lancements de produits où il est bénéfique d’avoir à la fois une interaction en personne pour ceux qui peuvent assister et une option virtuelle pour étendre la portée.
  • Idéal lorsqu’il y a une incertitude quant à la possibilité pour tous les participants de voyager ou de participer en personne.

Mise à jour des attentes et besoins du public pour un événement 

Il est également important de rester à l’écoute des attentes et des besoins de votre public. Ces attentes évoluent avec le temps, influencées par les tendances du marché, les avancées technologiques, et les expériences précédentes des participants. Cette démarche vous permettra de capter les désirs et préférences actuels, et d’adapter votre offre pour répondre de manière pertinente et engageante.

Définir le message central et la trame narrative de l’événement 

Il est également crucial de définir clairement le message central et la trame narrative de votre événement. Cette ligne histoire directrice servira de fil rouge, assurant que chaque élément de l’événement contribue à une compréhension cohérente et complète du thème principal. Cela aide à maintenir l’engagement du public tout au long de l’événement.

Sélection des composantes événementielles 

Enfin, accorder une attention particulière à la sélection des composantes événementielles enrichit cette expérience.
Sur quoi décidez-vous de mettre l’accent pour différencier votre offre événementielle ? Le parcours participants, les services à l’événement, la connexion humaine, le contenu, le divertissement et sensoriel… Bref, autant de composantes qui peuvent jouer un rôle déterminant dans l’engagement des participants. Privilégier la connexion humaine permettra de renforcer les liens entre les participants, ce qui peut être pertinent pour un événement corporatif de team building. 

Utiliser la technologie pour générer un véritable impact dans un événement

L’utilisation judicieuse de la technologie dans un événement peut transformer une simple réunion en une expérience immersive et impactante. Pour générer cet impact, il est essentiel de choisir des technologies qui non seulement captivent l’audience mais aussi enrichissent le contenu et facilitent l’engagement.

La réalité augmentée (RA) et la réalité virtuelle (RV) sont des exemples parfaits de technologies qui peuvent élever l’expérience des participants. La RA peut être utilisée pour superposer des informations ou des visuels interactifs sur le monde réel, rendant les démonstrations de produit plus dynamiques et les informations plus accessibles. Par exemple, lors d’un lancement de produit, utiliser la RA pour montrer les caractéristiques et les avantages du produit peut aider les participants à comprendre son utilisation dans des contextes réels.

Le taux de participation et d’interactivité proposé dans votre formule

Pour maximiser le taux de participation et encourager une interactivité accrue lors de vos événements, il est essentiel de proposer des activités captivantes et des sessions interactives. Par exemple, lors d’un séminaire d’entreprise, inclure des sessions de brainstorming où les participants peuvent voter en temps réel sur des idées ou des propositions via une application mobile. Cela non seulement stimule l’engagement, mais permet également à chaque participant de sentir qu’il contribue activement aux résultats de l’événement.

Une offre expérientielle qui leur correspond (environnement, horaire, choix de plateforme, etc.)

Adapter votre offre expérientielle aux besoins de votre public est crucial pour assurer le succès de votre événement. Pour une conférence internationale, cela pourrait signifier proposer des traductions simultanées, choisir une plateforme de streaming capable de gérer différents fuseaux horaires, et planifier des sessions à des heures qui maximisent l’accessibilité pour tous les participants. L’objectif est de créer un environnement où chaque participant, quel que soit son lieu d’origine, se sente inclus et valorisé.

Un bon dosage de votre programmation et surtout la qualité de vos différents formats de contenu

Équilibrer votre programmation et assurer la qualité des formats de contenu sont essentiels pour retenir l’attention des participants et enrichir leur expérience. Imaginez un atelier interactif suivi d’une conférence magistrale par un expert de l’industrie, puis d’une session Q&A dynamique. Chaque format doit être choisi soigneusement pour compléter les autres, garantissant ainsi que l’événement reste énergique et engageant du début à la fin.

L’innovation, pour nous, c’est de simplement oser voir et faire les choses différemment! C’est prendre le pari du changement « intelligent », de regarder autour de soi ce qui existe déjà et d’y amener une petite « twist », à votre couleur. Ce n’est pas nécessairement d’inventer ou de créer à 100 % quelque chose de nouveau mais de rester à l’écoute et ouvert