Démystifier le virtuel.

Avec l’abondance des plateformes, la spécificité de la webdiffusion, l’offre multiple de solutions de réseautage, de ludification, la scénarisation de votre contenu et le choix d’un plateau de tournage, l’univers virtuel peut vite sembler complexe ! 

Puisqu’on ne veut surtout pas que ce flou technologique vous éloigne de vos objectifs réels et de ce qui fait vraiment une différence, soit votre concept, votre stratégie, votre contenu et votre expérience participant, on vous a rassemblé un petit guide pour bien démystifier le tout !

On aime l’accessibilité et la simplicité. Voici donc quelques éléments à maîtriser pour faciliter votre intégration des événements virtuels et hybrides !

Bien comprendre le rôle et l’apport de chacun.

Les composantes principales d’un événement virtuel. 

Chaque expérience virtuelle se doit d’être unique, de coller à votre ADN d’entreprise. Il n’y a donc pas de recette miracle à appliquer pour avoir un succès tout beau, tout fait, mais il y a cependant des réflexes stratégiques et créatifs à développer, tout comme une bonne connaissance des différents types d’intervenants. 

Pour avoir une bonne vue d’ensemble de l’univers virtuel, on se penche sur le volet plateforme, webdiffusion, plateau de tournage et ludification afin de bien cerner leur interrelation, le rôle de chacun et ce à quoi vous devez penser dans la création de vos budgets de production. 

Plateforme.

La plateforme événementielle est un peu comme le lieu d’accueil de votre événement, tout comme vous aviez une salle en présentiel, celui-ci doit correspondre à l’expérience que vous désirez offrir aux participants et à votre image de marque. 

 La plateforme n’est donc pas la toute première étape à effectuer lorsque vous décidez d’adapter un de vos projets en événement virtuel, une erreur que font plusieurs. La plateforme est essentiellement le moyen, l’outil qui vous permet de propulser votre expérience. 

L’OUTIL QUI VOUS PERMET DE PROPULSER VOTRE EXPÉRIENCE

Il faut d’abord avoir une bonne idée de son concept, de l’expérience participant souhaitée, en plus de s’assurer de bien connaître sa cible et le type de contenu que l’on désire déployer. De ce point de départ, on est en mesure de dresser une liste des fonctionnalités essentielles et du roadmap de votre événement, c’est-à-dire le chemin technologique que vivront les participants le jour J. Sur quoi arriveront vos participants ? À quoi ressemblera votre page d’accueil ? Désirez-vous offrir votre plateforme en amont pour permettre un effet de communauté, la possibilité de personnaliser son parcours ? 

Encore une fois, le concept, vos besoins en termes de contenu et le profil de vos participants orienteront le choix entre les deux grandes familles de plateformes : les plateformes événementielles (Swapcard, PairConnex, Illuxi, Connexion, Fanslab, etc.) et les plateformes de webdiffusion plus traditionnelles (Youtube, Zoom, Facebook Live, Teams, etc.)

Les plateformes événementielles vous permettent d’offrir un environnement réellement personnalisé à votre organisation, d’avoir une scène principale ainsi que plusieurs contenus en simultanée, de bénéficier de fonctionnalités de réseautage, de conciergerie, de ludification, etc. Les plateformes événementielles permettent de rassembler toute l’expérience en une seule et même place, une expérience bien plus fluide. 

Les plateformes de webdiffusion plus traditionnelles sont, quant à elles, plus accessibles au niveau des coûts, mais vraiment plus limitatives au niveau de l’expérience proposée. Une bonne partie d’entre elles sont unidirectionnelles et n’offrent pas nécessairement de page d’accueil et de réseautage.  

Dans tous les cas, il est important de se poser les bonnes questions pour faire un choix éclairé. Quel élément de mon événement est le plus important ? Cette question est essentielle et impactera tout le reste. Certaines plateformes sont spécialisées en réseautage, d’autres offrent des environnements plus ludiques, d’autres se prêtent davantage aux événements de contenu, etc. Il importe d’associer la bonne plateforme au bon projet. 

Webdiffusion.

 L’équipe de webdiffusion joue un rôle de premier plan dans la réussite de votre événement. Elle assure tout le volet technique de l’événement virtuel : 

  • Test son & image de vos différents intervenants en amont
  • Opérations de tous les fichiers multimédias
  • Gestion technique de chacune des salles, sur la plateforme, pour lesquelles il y a de la diffusion en direct 
  • Intégration de musique, de titres, de vidéos, etc. 

C’est également cette équipe qui veille à la captation en direct de votre animation. Elle apporte donc savoir, expertise et tout le matériel audiovisuel nécessaire.

Plateau de tournage.

 Une animation en direct, d’un plateau de tournage professionnel, fait toute la différence dans le contexte d’un événement virtuel. C’est ce qui vient rajouter la chaleur humaine, la créativité dans l’animation et qui assure un rendu visuel attrayant. 

Le clé en main
Il existe une panoplie de plateaux de tournage au Québec actuellement. De nombreuses compagnies audiovisuelles, ou de production vidéo, se sont associées à des salles ou des hôtels pour créer des studios de haut niveau. Bien souvent, dans le contexte d’un plateau fixe, la webdiffusion est également prise en charge par l’équipe technique sur place.

À titre d’exemple : Le Lab, Creative Nation, Studio Connexion 

Le mobile
Il est également possible de créer un plateau de tournage dans un lieu inusité ou encore directement dans vos bureaux. De ce fait, c’est l’équipe diffusion qui se déplace avec tout son matériel et de notre côté nous venons compléter le tout, selon le concept, par du mobilier, des plantes, de la décoration, des éclairages spécifiques, etc. 

Expériences connexes & ludification.

La ludification n’est pas toujours appropriée pour chaque événement, mais lorsque celle-ci cadre avec le concept de votre événement, ses bénéfices sont puissants. Souvent, il s’agit de connecter un fournisseur externe, offrant différentes activités de team building, d’apprentissage, etc., directement à la plateforme sélectionnée. 

 Par la ludification, il est possible d’offrir des zones créatives et de permettre à vos participants de s’exprimer, il est également possible de créer des jeux pour favoriser la connexion humaine, d’offrir des pauses actives, etc. 

L’idée est de se rappeler qu’il importe d’humaniser vos événements, d’offrir des programmations qui respirent et qui assurent des souvenirs mémorables!