L’année commence en force : on retourne à la planche à dessin, la créativité et l’intelligence d’affaires au service d’un virtuel pertinent et marquant, réalisation de contenu sur mesure, personnalisation des formules et prévision événementielle d’un printemps, d’un automne humain.

Surtout, l’année commence avec la joie de retrouver une communauté expérientielle grâce à la belle cohorte du parcours d’impact touristique #Meet4impact. 

Thé à la main, neurones bien éveillées, quel bonheur de pouvoir continuer en groupe les réflexions et les échanges hebdomadaires sur l’industrie et son impact, un accélérateur pour la suite des choses, pour un accompagnement encore plus grand à vos côtés : des événements plus verts, plus sociaux et du contexte dans lequel ils s’inscrivent.

Futur vert

En équipe, on jase coup de cœur, inspiration, stratégie, impact, virtuel, hybride, mais voilà qu’on ramène avec nécessité les discussions autour des mots responsabilité sociale, intention et actions environnementales dans un contexte événementiel particulier. Une étincelle forte est ressortie d’une discussion de cohorte : comment garder de la place dans notre tête et notre planification pour préparer le développement durable et le développement des affaires, conjointement, dans une situation de gestion des urgences? Dans une situation qui monopolise votre focus, celui de vos équipes, sur l’opération court terme et l’anticipation de scénarios. En bref, comment vos organisations peuvent-elles à travers l’incertitude et la réaction constante au changement reprendre un souffle et remettre à l’avant-plan cette notion d’écoresponsabilité? À notre avis, chaque petite action, chaque petit pas compte, et ce, grâce à une réflexion stratégique et une ligne directrice forte pour les guider, on crée du sens et de l’impact à travers leur accumulation. L’idée c’est de créer le mouvement tout simplement et se rappeler que l’événementiel, le tourisme, ont un rôle important à jouer à titre d’acteurs positifs, de leaders, en termes environnementaux, sociaux et économiques.  Depuis plusieurs années, nous accompagnons les organisations dans la mise en place d’événements écoresponsables, dans la création d’approches plus vertes. Mais voilà que les changements à l’ère Covid apportent leurs lots de défis supplémentaires. Votre organisation est unique, chaque situation est différente, mais l’important est de lancer une démarche interne et externe positive, réfléchie. Autant d’étapes qui permettent de mieux définir l’intention afin de passer à l’action. 

Réflexion et initiatives 

On vous invite donc à prendre une pause, à sortir du quotidien en équipe et à se réunir à distance, autour d’un bon café chaud virtuel, ou encore pour une marche, afin de se pencher sur de belles conversations inspirantes. Comment l’organisation peut-elle jouer un rôle social? Comment est-il possible de voir plus loin et de prendre en considération toutes les sphères d’impact de votre événement? 

C’est une belle opportunité de se poser la question et de repenser avec nos Immersive la place des événements écoresponsables en mode virtuel, hybride, présentiel sous l’angle de la coopétition responsable, de l’approvisionnement responsable, du zéro déchet, de la carboneutralité, etc. 

Vous en saurez plus sur ce qui motive les troupes, en termes de vision et d’approche, vous pourrez parler d’intérêt, de conscience sociale, d’impact possible via vos projets. Surtout vous serez en mesure de considérer les intérêts de votre organisation et ceux de la société comme étant des alliés. 

Récemment nous avons refait notre classique FFOM avec le parcours, mais en intégrant l’angle du développement durable. Un exercice simple et révélateur que l’on vous invite à faire. Vous pouvez aller lire sur les objectifs du développement durable, mais surtout tenter de cibler une opportunité et un risque fort dans le contexte, de regarder votre organisation sous l’angle de vos bonnes habitudes déjà en place, tout comme ce qui nécessiterait d’être amélioré. 

Une panoplie de ressources existent afin de vous aider, mais le cœur demeure la stratégie, la réflexion et la créativité pour atteindre les objectifs fixés. Envie d’échanger et d’augmenter votre impact? On est à vos côtés.  

D’ici là, plein d’humains sont impliqués juste ici et vous proposent de beaux outils : 

• Conseil québécois des événements écoresponsables
• Réseau des femmes en environnement
• La maison du développement durable

Posez-vous la question : qu’est-ce qui fera en sorte que vos participants se déplaceraient sur place ? Quelle valeur ajoutée y a-t-il comparée à l’effort demandé ? Cette réflexion sur le take away des participants doit également s’effectuer pour l’audience en virtuel. Quelles personnalisation ou flexibilité peuvent les intéresser et générer l’attention en ligne ? De votre côté, quel avantage pouvez-vous en tirer ? Quelle clientèle pouvez-vous rejoindre sachant que les déplacements, les hébergements, etc., ne seront plus un frein pour certains ?

Cette réflexion doit reposer sur le concept, la scénarisation de vos expériences.

Parcours participant et design d’espace.

Il est important de miser sur une expérience humaine, fluide, agréable. Rassurez vos participants en amont, pendant et après sur tout le volet sécuritaire. Faites preuve d’originalité pour contrer les défis sanitaires.

Vous prévoyez des rencontres d’affaires ? Créez un concept d’aménagement qui favorise le développement de relations, tout en assurant une distanciation. À titre d’exemple, pourquoi ne pas créer de petits cocons qui font oublier la distanciation sociale tout en offrant naturellement un 2 mètres de distance, à même l’aménagement ; le banc des rencontres, le confessionnal, les sphères ou bulles, les maisonnées, etc.

Vous avez deux audiences interpellées en simultanée ? Assurez-vous de générer le contact entre les deux, de créer des ponts. Prévoyez la scénarisation de votre animation dans les moindres détails. À titre d’exemple, faites attention au choix et au brief de votre maître de cérémonie, celui-ci doit réussir à dynamiser une salle, tout en captant l’œil et l’intérêt des participants à travers la caméra, un petit défi en soi. Tout au long de l’événement offrez les coulisses en direct avec un animateur complémentaire, dédié au public en virtuel, prévoyez des points de rencontre entre les deux cibles dans l’horaire de la programmation, et ce, que ce soit à travers des bornes de discussion Ipad, des portes virtuelles, etc.

Bref, repensez le parcours du participant et assurez-vous de créer des expériences positives tout en respectant les normes sanitaires. Trouvez un concept et adaptez le design à votre thématique, votre ADN.

Pour y arriver ? Utilisez les différents sens et créez des expériences qui ne nécessitent pas le touché ou un contact de proximité entre les participants. Cette ligne directrice s’applique dans l’offre gourmande, dans la création d’environnement sans contact, par un aménagement et une circulation des participants bien définis, avec des touches créatives bien évidemment. Et pourquoi ne pas apaiser les esprits avec une signature olfactive, générer un sentiment de bien-être ou encore stimuler le cerveau dans certaines zones !

Humaniser & assurer la réussite.

À travers votre concept, ne perdez pas de vue l’importance de l’humain au cœur de vos décisions, de vos orientations. Essentiellement, la mobilisation des participants repose sur 4 volets :

1. Une offre expérientielle qui leur correspond (environnement, horaire, contenu, choix de plateforme, etc.), bref le niveau de personnalisation et de flexibilité
2. Le sentiment de confiance et sécurité
3. Le taux de participation et d’interactivité proposé dans votre formule, en virtuel, en présentiel et entre eux
4. Un bon dosage de votre programmation et surtout la qualité de vos différents formats de contenu

En revenant constamment aux besoins et attentes de votre cible tout au long de votre création, vous vous assurez d’un grand taux de succès. Ce qui unit d’ailleurs tous ces volets, demeure votre stratégie de communication avant, pendant et après. Bref, votre accompagnement. Le ton retenu, la ligne directrice fera toute la différence, tout comme les instructions entourant l’expérience, la façon de la présenter. Préconisez des formats qui vous ressemblent et qui vous permettent de sortir du lot, de créer la participation, la discussion à double-sens.

Votre organisation a une ADN qui lui est propre, assurez-vous de créer une immersion pertinente et à propos pour vos participants ! Laissez votre trace avec impact.

Au plaisir de se retrouver le mois prochain pour la suite de cette série sur les événements hybrides.

Réflexions et rencontres humaines.

Puisque cette approche prendra de plus en plus d’ampleur et qu’elle restera bien présente dans nos vies post-covid, je trouvais important de lancer une série d’articles ayant comme thème Démystifier les événements hybrides. Une belle façon de rendre plus accessible cet univers, d’explorer ses composantes et d’aller à la rencontre d’humains qui joueront une place de choix dans ce déploiement. Dans un contexte où tout est incertain, où la collaboration prend tout son sens, l’idée est simplement de pousser plus loin la réflexion et mieux vous outiller.

On jasera de concept, on ira à la rencontre de créateurs, de fournisseurs inspirants afin de vous permettre d’y voir plus clair.

Point de départ.

Comment créer un événement hybride qui prend tout son sens et qui laisse sa marque ? Voilà une question que l’on nous pose souvent. Tout d’abord, il importe de clarifier qu’un événement hybride, par définition, possède deux types de publics interreliés, un en virtuel et un en présentiel. À ne pas confondre avec les événements virtuels qui utilisent les plateaux de tournage pour leur scène principale.

Vos deux publics doivent être connectés à travers la programmation, à travers des moments de partage, de réseautage, à travers le concept, la plateforme, etc. On parle donc d’une signature expérientielle propre à l’organisation, à l’événement dans sa globalité, qui sera vécue auprès des deux types de participants. Par la suite, cette signature se décline en deux expériences aux saveurs complémentaires : la proposition en présentielle et la proposition en virtuelle. Encore une fois, le tout doit s’harmoniser à merveille, on doit ressentir l’expérience globale et faire du sens avec le concept ainsi que le contenu proposé.

Dans le contexte des événements hybrides, l’expérience participant prend donc encore plus de poids. Elle représente le filon que l’on ne doit jamais perdre de vue pour s’assurer de créer de la valeur ajoutée. Prendre le pouls auprès des humains qui composent votre communauté sera primordial afin d’être au parfum. Vous devrez identifier avec précision le profil des gens qui se déplaceront sur place, les raisons qui motivent ce choix, leurs besoins, leurs attentes vis-à-vis l’expérience proposée. Il en est de même avec le profil des participants en virtuel.

L’approche hybride regorge de possibilités et sera l’avenue tant pour le tourisme d’affaires, les événements corporatifs ou encore le milieu des festivals à moyen terme pour offrir des expériences sur mesure, marquantes, hyper personnalisées et nichées, tout en assurant la chaleur sur place et la durabilité du contenu dans le temps. De ce fait, un retour important vers le public cible, ce qu’il aime, ce qui lui parle, sera au cœur du déploiement de cette approche. Une belle opportunité de s’assurer que chaque initiative, chaque action, a son impact et soit durable.

Il s’agit donc d’un retour à l’essence de votre organisation, à votre communauté, à une identification claire de votre stratégie expérientielle dans le avant, pendant et après. Une analyse approfondie des différentes composantes de l’approche hybride (choix du lieu, webdiffusion, plateforme, protocole sanitaire, aménagement de l’espace, etc.) sera également dans vos premières actions afin de déterminer si cette avenue est viable pour votre organisation et si c’est effectivement la meilleure approche, pour vous. N’oubliez pas de garder en tête la force de frappe de l’approche hybride dans le développement de votre clientèle et dans le déploiement de votre contenu, un volet qui peut faire toute une différence.

Dans tous les cas, ce qui importe est de faire des choix qui vous permettront d’évoluer avec le contexte, tout en maximisant votre impact à long terme.

Bien comprendre le rôle et l’apport de chacun.

Les composantes principales d’un événement virtuel. 

Chaque expérience virtuelle se doit d’être unique, de coller à votre ADN d’entreprise. Il n’y a donc pas de recette miracle à appliquer pour avoir un succès tout beau, tout fait, mais il y a cependant des réflexes stratégiques et créatifs à développer, tout comme une bonne connaissance des différents types d’intervenants. 

Pour avoir une bonne vue d’ensemble de l’univers virtuel, on se penche sur le volet plateforme, webdiffusion, plateau de tournage et ludification afin de bien cerner leur interrelation, le rôle de chacun et ce à quoi vous devez penser dans la création de vos budgets de production. 

Plateforme.

La plateforme événementielle est un peu comme le lieu d’accueil de votre événement, tout comme vous aviez une salle en présentiel, celui-ci doit correspondre à l’expérience que vous désirez offrir aux participants et à votre image de marque. 

 La plateforme n’est donc pas la toute première étape à effectuer lorsque vous décidez d’adapter un de vos projets en événement virtuel, une erreur que font plusieurs. La plateforme est essentiellement le moyen, l’outil qui vous permet de propulser votre expérience. 

Il faut d’abord avoir une bonne idée de son concept, de l’expérience participant souhaitée, en plus de s’assurer de bien connaître sa cible et le type de contenu que l’on désire déployer. De ce point de départ, on est en mesure de dresser une liste des fonctionnalités essentielles et du roadmap de votre événement, c’est-à-dire le chemin technologique que vivront les participants le jour J. Sur quoi arriveront vos participants ? À quoi ressemblera votre page d’accueil ? Désirez-vous offrir votre plateforme en amont pour permettre un effet de communauté, la possibilité de personnaliser son parcours ? 

Encore une fois, le concept, vos besoins en termes de contenu et le profil de vos participants orienteront le choix entre les deux grandes familles de plateformes : les plateformes événementielles (Swapcard, PairConnex, Illuxi, Connexion, Fanslab, etc.) et les plateformes de webdiffusion plus traditionnelles (Youtube, Zoom, Facebook Live, Teams, etc.)

Les plateformes événementielles vous permettent d’offrir un environnement réellement personnalisé à votre organisation, d’avoir une scène principale ainsi que plusieurs contenus en simultanée, de bénéficier de fonctionnalités de réseautage, de conciergerie, de ludification, etc. Les plateformes événementielles permettent de rassembler toute l’expérience en une seule et même place, une expérience bien plus fluide. 

Les plateformes de webdiffusion plus traditionnelles sont, quant à elles, plus accessibles au niveau des coûts, mais vraiment plus limitatives au niveau de l’expérience proposée. Une bonne partie d’entre elles sont unidirectionnelles et n’offrent pas nécessairement de page d’accueil et de réseautage.  

Dans tous les cas, il est important de se poser les bonnes questions pour faire un choix éclairé. Quel élément de mon événement est le plus important ? Cette question est essentielle et impactera tout le reste. Certaines plateformes sont spécialisées en réseautage, d’autres offrent des environnements plus ludiques, d’autres se prêtent davantage aux événements de contenu, etc. Il importe d’associer la bonne plateforme au bon projet. 

 L’équipe de webdiffusion joue un rôle de premier plan dans la réussite de votre événement. Elle assure tout le volet technique de l’événement virtuel : 

• Test son & image de vos différents intervenants en amont
• Opérations de tous les fichiers multimédias
• Gestion technique de chacune des salles, sur la plateforme, pour lesquelles il y a de la diffusion en direct 
• Intégration de musique, de titres, de vidéos, etc. 

C’est également cette équipe qui veille à la captation en direct de votre animation. Elle apporte donc savoir, expertise et tout le matériel audiovisuel nécessaire.

Plateau de tournage.

 Une animation en direct, d’un plateau de tournage professionnel, fait toute la différence dans le contexte d’un événement virtuel. C’est ce qui vient rajouter la chaleur humaine, la créativité dans l’animation et qui assure un rendu visuel attrayant. 

Le clé en main
Il existe une panoplie de plateaux de tournage au Québec actuellement. De nombreuses compagnies audiovisuelles, ou de production vidéo, se sont associées à des salles ou des hôtels pour créer des studios de haut niveau. Bien souvent, dans le contexte d’un plateau fixe, la webdiffusion est également prise en charge par l’équipe technique sur place.

À titre d’exemple : Le Lab, Creative Nation, Studio Connexion 

Le mobile
Il est également possible de créer un plateau de tournage dans un lieu inusité ou encore directement dans vos bureaux. De ce fait, c’est l’équipe diffusion qui se déplace avec tout son matériel et de notre côté nous venons compléter le tout, selon le concept, par du mobilier, des plantes, de la décoration, des éclairages spécifiques, etc. 

Expériences connexes & ludification.

La ludification n’est pas toujours appropriée pour chaque événement, mais lorsque celle-ci cadre avec le concept de votre événement, ses bénéfices sont puissants. Souvent, il s’agit de connecter un fournisseur externe, offrant différentes activités de team building, d’apprentissage, etc., directement à la plateforme sélectionnée. 

 Par la ludification, il est possible d’offrir des zones créatives et de permettre à vos participants de s’exprimer, il est également possible de créer des jeux pour favoriser la connexion humaine, d’offrir des pauses actives, etc. 

L’idée est de se rappeler qu’il importe d’humaniser vos événements, d’offrir des programmations qui respirent et qui assurent des souvenirs mémorables!