Étapes pour choisir la bonne plateforme événementielle
Le choix d’une plateforme événementielle est loin d’être une mince tâche. Tout comme le choix de votre salle nécessitait à l’époque plusieurs recherches et se devait de répondre aux besoins de votre événement, votre plateforme événementielle n’en demandera pas moins. Vous devez vous assurer de faire un choix judicieux afin que celle-ci mette en lumière tous les éléments de votre programmation.
Notre équipe vous propose donc quelques étapes à suivre afin de bien vous aligner :
1- Faites d’abord la conception de votre événement avant de choisir votre plateforme. Cela vous aidera à identifier tous les éléments que vous voudrez y intégrer.
2- Faites ensuite une feuille de route de l’expérience participant désiré allant de l’inscription à l’accessibilité du contenu en différé post-événement. Ainsi, il sera donc beaucoup plus facile pour vous d’expliquer, par la suite, à vos fournisseurs les fonctionnalités désirées.
3- Faites une recherche des différentes plateformes événementielles qui existent sur le marché et n’hésitez pas à leur poser les questions suivantes :
- Quelles sont les différentes fonctionnalités offertes par la plateforme. À titre d’exemple :
- À quoi ressemble la page d’accueil, est-elle personnalisable ? Si oui, à quel niveau ?
- Offre-t-elle une scène principale?
- Quelles sont les différentes options de salles possibles ainsi que leurs fonctionnalités? ( salles de conférences, ateliers, démonstrations, zone exposant, réseautage, etc.)
- Offre-t-elle le maillage intelligent et un parcours recommandé pour vos participants ?
- La webdiffusion est-elle naturellement intégrée à la plateforme ou est-ce que vous devez avoir votre propre équipe technique ?
- Est-ce que des courriels automatisés personnalisables sont offerts à même la plateforme pour vos communications avant, pendant et après l’événement ?
- Assurez-vous que toutes les fonctionnalités promises par la plateforme sont déjà existantes et ont déjà été testées en contexte événementiel
- Demandez d’avoir accès à une version démo dans laquelle vous pourrez naviguer
- Demandez d’avoir accès à un événement archivé pour voir la plateforme dans un contexte personnalisé
- Vérifiez que tout ce qui est proposé est réellement intégré au sein de la plateforme et que vos participants n’auront pas besoin de sortir de celle-ci pour accéder au contenu (Exemple: ouverture d’un nouvel onglet). Plus il y a de plateformes externes à celle de l’événement, plus il y a de risques que vos participants se perdent et qu’au final votre événement soit laborieux pour ceux-ci. On ne veut surtout pas cela !
- Quel est le mode de fonctionnement pour les inscriptions ? Préconisez une plateforme qui a une billetterie intégrée ou à laquelle il est possible de lier une billetterie externe de manière à ce que l’information soit fusionnée naturellement au profil de vos participants. Le tout vous permettra d’optimiser le parcours participant et vos communications.
- Quel est le degré de personnalisation de la plateforme ? Est-ce possible de modifier les couleurs, les visuels, le nom de votre URL, etc. Côté parcours participant, êtes-vous en mesure de proposer du contenu par champs d’intérêt ou des rencontres par intérêt commun ? Plus il vous sera possible de personnaliser le tout, plus votre événement pourra prendre son essence au coeur de celle-ci.
- Quels sont les critères de tarification de la plateforme ? Certaines plateformes fonctionnent par licence annuelle, d’autres selon le nombre de participants ou la durée. Renseignez-vous afin de ne pas avoir de mauvaise surprise.
Bref, soyez préparés lorsque viendra le temps de faire vos appels auprès des fournisseurs. Le tout vous aidera à mieux diriger votre demande et à gagner un temps fou.
Sachez que plusieurs entreprises du Québec développent depuis les derniers mois des outils technologiques pouvant répondent à vos besoins. N’hésitez pas à vous tenir au courant de façon régulière du développement de leur offre de service afin d’être à l’affût des dernières fonctionnalités offertes.
En conclusion, il faut savoir qu’il n’y a aucune plateforme de parfaite. Elles ont toutes leurs forces et leurs faiblesses, ce pour quoi il est important de prendre le temps de bien arrimer chacun de vos événements à la bonne plateforme selon vos besoins prioritaires. N’hésitez pas non plus à questionner les fournisseurs et à pousser plus loin les fonctionnalités offertes par leur plateforme afin d’aller chercher le meilleur de celles-ci.
Bonne recherche!
